Chapitre 6.4 — Facturation & trésorerie

⏱️ TL;DR — Une facture FR doit porter des mentions obligatoires (identité, numéro unique, détail, mention TVA, délais et pénalités) sinon elle est irrégulière. Le délai de paiement par défaut est de 30 jours. Quand un client dépasse, tu relances selon un process en 3 étapes — jamais dans le flou, jamais avec agressivité. Et parce que le revenu freelance est irrégulier par nature, deux réflexes te sauvent : provisionner ~40–45 % de chaque encaissement sur un compte à part, et te constituer un matelas de 3 à 6 mois de dépenses.

🎯 Objectifs

• Connaître les mentions légales obligatoires d’une facture française.
• Comprendre le délai de paiement de 30 jours et ses pénalités de retard.
• Appliquer un process de relance en 3 étapes, ferme et professionnel.
• Gérer les trous de trésorerie propres au revenu irrégulier.
• Installer les deux filets : provision fiscale et matelas de sécurité.

Les mentions obligatoires d’une facture

Une facture n’est pas un simple total collé dans un mail : c’est un document légal. Il te faut y faire figurer, au minimum :

• Ton identité : nom/dénomination, adresse, numéro SIREN/SIRET, statut (mention « EI » pour entreprise individuelle le cas échéant).
• Le client : nom et adresse (et numéro de TVA si applicable).
• La date d’émission et un numéro de facture unique et séquentiel (pas de trou, pas de doublon).
• Le détail : désignation des prestations, quantité, prix unitaire HT, total.
• La TVA : soit le taux et le montant, soit — si tu es en franchise — la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
• Les conditions de règlement : date d’échéance, taux des pénalités de retard, et mention de l’indemnité forfaitaire de recouvrement (montant fixé par la loi) due entre professionnels.

Un logiciel de facturation (ou un modèle bien fait) t’évite d’oublier une mention. Vérifie la liste à jour sur service-public.fr : elle peut évoluer.

Le délai de paiement : 30 jours par défaut

Sauf accord contraire, le délai de paiement par défaut est de 30 jours à compter de la réception de la facture (ou de la prestation). Les parties peuvent convenir d’un délai différent, dans la limite prévue par la loi (généralement 60 jours entre professionnels si c’est écrit). Retiens : sans mention particulière, ton client a 30 jours pour payer.

En cas de retard, la loi prévoit des pénalités de retard (dont le taux minimal est fixé légalement) et l’indemnité forfaitaire de recouvrement, exigibles sans même avoir à envoyer de rappel. Tu n’as pas à t’excuser de les appliquer : elles sont ton droit, et le simple fait de les mentionner sur la facture a un effet dissuasif.

⚠️ Piège — Croire qu’un client qui ne paie pas « finira bien par le faire » et ne rien dire pendant deux mois par peur de « déranger ». Le silence se lit comme un désintérêt : la facture descend au fond de la pile. Plus tu relances tôt et méthodiquement, plus tu es payé — et un client sérieux ne s’en offusque jamais.

Le process de relance en 3 étapes

Relancer, ce n’est pas mendier : c’est un processus normal, calme et progressif. Trois étapes suffisent dans l’immense majorité des cas :

ÉTAPE 1 — J+1 à J+3 après échéance : rappel courtois
  Ton : neutre, on suppose un oubli.
  « Petit rappel : la facture n°X du [date] était due le [date].
    Peux-tu me confirmer la date de règlement ? Merci ! »

ÉTAPE 2 — J+8 à J+10 : relance ferme
  Ton : factuel, on rappelle l'échéance dépassée.
  « La facture n°X reste impayée depuis le [date]. Merci de
    procéder au règlement sous 48 h. Des pénalités de retard
    s'appliquent au-delà, conformément à nos conditions. »

ÉTAPE 3 — J+15 et + : mise en demeure
  Ton : formel, écrit (recommandé). Dernière étape amiable
  avant recouvrement. On chiffre pénalités + indemnité.

Garde une trace écrite de chaque relance. Si l’étape 3 ne suffit pas, tu bascules sur les procédures de recouvrement (relance par lettre recommandée, puis, selon le montant, injonction de payer). Mais 90 % des impayés se règlent dès l’étape 1 ou 2 — parce que la plupart sont de simples oublis.

💡 Réflexe — Automatise ce que tu peux : la plupart des outils de facturation envoient des rappels automatiques à échéance. Tu retires l’émotion et le « est-ce que j’ose relancer ? » de l’équation. Le client reçoit un rappel neutre, à date, comme n’importe quelle entreprise en enverrait.

Gérer les trous de trésorerie

Le revenu freelance est irrégulier : un mois à 8 000 €, un mois à 1 500 €, un gros client qui paie à 30 jours pendant que tes charges, elles, tombent tous les mois. La trésorerie, pas le chiffre d’affaires annuel, est ce qui te coule ou te maintient à flot. Trois leviers :

1. Facture vite et tôt. N’attends pas la fin du mois pour émettre une facture due : le compteur des 30 jours ne démarre qu’à l’émission. Facture le jour de la livraison du jalon.
2. Encaisse des acomptes (chapitre 6.3) : ils font entrer du cash avant le travail, ce qui lisse les creux.
3. Étale tes charges fixes et connais ton seuil de survie mensuel (le minimum dont tu as besoin pour vivre) — c’est ce chiffre qui pilote ton matelas.

Les deux filets : provision et matelas

Deux comptes, deux fonctions. C’est la structure qui transforme un freelance stressé en freelance serein.

• Le compte de provision fiscale. À chaque encaissement, vire 40 à 45 % sur un compte séparé (chapitre 6.2) : cotisations URSSAF + impôt + marge. Tu ne considères jamais cet argent comme le tien.
• Le matelas de sécurité. Constitue progressivement 3 à 6 mois de dépenses (perso + pro) sur un compte d’épargne dédié. C’est ce qui te permet de refuser une mauvaise mission, d’encaisser un mois creux, ou de survivre à un gros impayé sans paniquer.

Avoir un compte bancaire professionnel séparé de ton compte perso n’est pas qu’une obligation quasi systématique : c’est ce qui rend tout ce système lisible. Tu vois d’un coup d’œil ce qui est à toi, ce qui est à l’URSSAF, et ce qui est ta réserve.

🚀 Sur ton plan 12 mois — Objectif trésorerie de l’année pour notre dev : trois comptes. (1) un compte pro pour encaisser et payer les charges courantes ; (2) un compte « impôts & cotisations » où atterrissent 45 % de chaque facture ; (3) un compte matelas qu’il gonfle jusqu’à couvrir 3 mois de dépenses, puis 6. Le jour où un gros client paie en retard, il ne panique pas : le matelas absorbe le trou, et la relance suit son cours tranquillement.

✏️ Exercices

Exercice 1 — Facture irrégulière. Tu envoies un « total à payer : 2 000 € » par mail, sans numéro ni date d’échéance. Quel est le risque ?

Exercice 2 — Le mois creux. Ce mois-ci tu n’encaisses que 1 500 €, alors que tes charges perso + pro sont de 3 000 €. Qu’est-ce qui te sauve, et qu’aurais-tu dû faire avant ?

🧠 Quiz de révision

Chapitre suivant : Livrer proprement — comment une livraison soignée devient ta meilleure action commerciale pour la mission suivante.